Trình tự, thủ tục hòa giải tranh chấp lao động năm 2026

Theo quy định tại khoản 1 Điều 179 Bộ luật Lao động năm 2019, Tranh chấp lao động được hiểu là tranh chấp về quyền và nghĩa vụ, lợi ích phát sinh giữa các bên trong quá trình xác lập, thực hiện hoặc chấm dứt quan hệ lao động; tranh chấp giữa các tổ chức đại diện người lao động với nhau; tranh chấp phát sinh từ quan hệ có liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động.

Trong môi trường lao động hiện nay, tranh chấp lao động ngày càng phổ biến — từ việc chậm lương, sa thải trái luật đến vi phạm thỏa thuận hợp đồng. Nếu không được xử lý đúng cách, những mâu thuẫn này có thể dẫn đến kiện tụng kéo dài, tốn kém chi phí và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Một trong những giải pháp hiệu quả nhất được pháp luật Việt Nam quy định chính là hòa giải tranh chấp lao động – cơ chế giúp người lao động và người sử dụng lao động đạt được thỏa thuận nhanh chóng, tiết kiệm và ổn định quan hệ lao động.

1. Trình tự, thủ tục hòa giải tranh chấp lao động năm 2026

Bước 1: Gửi đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động

Người lao động hoặc người sử dụng lao động có thể gửi đơn yêu cầu hòa giải khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.

– Cơ quan tiếp nhận: Sở Nội vụ hoặc Cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Hòa giải viên lao động.

– Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động;

+ Hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định nghỉ việc (nếu có);

+ Tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền lợi bị xâm phạm.

Bước 2: Tiếp nhận và cử hòa giải viên lao động

(i) Trường hợp đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động được gửi đến hòa giải viên

Trường hợp hòa giải viên lao động trực tiếp nhận đơn yêu cầu từ đối tượng tranh chấp đề nghị giải quyết thì trong thời hạn 12 giờ kể từ khi tiếp nhận đơn, hòa giải viên lao động phải chuyển cho Sở Nội vụ hoặc cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã đang quản lý hòa giải viên lao động để phân loại xử lý;

Trường hợp tiếp nhận đơn từ hòa giải viên lao động theo quy định trên thì trong thời hạn 12 giờ kể từ khi tiếp nhận đơn, Sở Nội vụ hoặc cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã ra văn bản cử hòa giải viên lao động theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 95 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

(ii) Trường hợp đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động được gửi đến Sở Nội vụ hoặc cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu, Sở Nội vụ hoặc cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phân loại và có văn bản cử hòa giải viên lao động giải quyết theo quy định.

Tùy theo tính chất phức tạp của vụ việc, Sở Nội vụ có thể cử một hoặc một số hòa giải viên lao động cùng tham gia giải quyết.

Bước 3: Tổ chức buổi hòa giải và lập biên bản hòa giải

– Hòa giải viên phải đảm bảo khách quan, trung lập và hướng dẫn các bên tuân thủ đúng quy định.

– Trong buổi hòa giải, hai bên sẽ trình bày yêu cầu, chứng cứ và thương lượng để tìm tiếng nói chung.

Khi tổ chức buổi hòa giải, hòa giải viên sẽ lập biên bản hòa giải theo từng trường hợp:

Biên bản hòa giải có thể dùng làm chứng cứ tại Tòa án hoặc Hội đồng trọng tài lao động nếu một bên không thực hiện thỏa thuận.

2. Lưu ý và rủi ro về hòa giải tranh chấp lao động

Quá trình hòa giải tranh chấp lao động tuy mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí, nhưng nếu không nắm rõ quy định, các bên rất dễ gặp rủi ro pháp lý hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là những vấn đề thường gặp mà người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý:

– Hết thời hiệu yêu cầu hòa giải: Người lao động chỉ có 06 tháng kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm để gửi đơn yêu cầu hòa giải (Điều 190 Bộ luật Lao động 2019). Nộp đơn quá hạn có thể bị từ chối thụ lý, mất quyền được hòa giải và yêu cầu bồi thường.

– Thiếu hồ sơ, chứng cứ chứng minh: Hợp đồng lao động, bảng lương, biên bản làm việc, email trao đổi… là chứng cứ quan trọng trong quá trình hòa giải. Thiếu các tài liệu này sẽ khiến hòa giải viên không đủ cơ sở xác định vi phạm, làm giảm khả năng bảo vệ quyền lợi.

– Thiếu thiện chí trong quá trình hòa giải: Một bên không hợp tác, vắng mặt hoặc cố tình trì hoãn khiến buổi hòa giải thất bại. Thái độ thiếu thiện chí còn ảnh hưởng đến uy tín, mối quan hệ lao động và kéo dài thời gian xử lý.

– Biên bản hòa giải không đủ giá trị pháp lý: Biên bản chỉ có hiệu lực khi được lập đúng mẫu và có chữ ký của các bên cùng hòa giải viên lao động. Nếu thiếu thông tin hoặc chữ ký, biên bản có thể bị vô hiệu, không được công nhận làm căn cứ pháp lý.

– Hòa giải không thành kéo dài thời gian khởi kiện: Khi không đạt được thỏa thuận, người lao động phải tiếp tục khởi kiện ra Tòa án. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai quy trình, vụ việc dễ bị trả lại, làm kéo dài quá trình đòi quyền lợi.

– Ảnh hưởng đến quan hệ lao động: Việc hòa giải không thành hoặc tiến hành căng thẳng có thể khiến môi trường làm việc mất ổn định, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp và tinh thần người lao động. Nên ưu tiên thương lượng kín, có sự tham gia của luật sư lao động trung gian để giữ quan hệ tích cực.

Lê Phương Thảo

CÔNG TY LUẬT TNHH KHD