Xác nhận tình trạng hôn nhân (XNTTHN) là văn bản do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp cho cá nhân nhằm xác nhận về tình trạng hôn nhân của người đó tại thời điểm cấp giấy.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Tình trạng hôn nhân của một người có thể là chưa kết hôn với ai (độc thân); đang có vợ, có chồng; đã kết hôn nhưng đã ly hôn; đã kết hôn nhưng vợ (chồng) đã chết, mất tích…
Giấy XNTTHN chỉ có giá trị từ thời điểm cấp giấy đến thời điểm tình trạng hôn nhân của người đó bị thay đổi hoặc tối đa là 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.
Ví dụ: Giấy XNTTHN được cấp ngày 02/02/2022, nhưng ngày 22/3/2022 người được cấp Giấy XNTTHN đã đăng ký kết hôn, thì Giấy XNTTHN đó chỉ có giá trị sử dụng đến ngày 22/3/2022 (mặc dù chưa hết 06 tháng kể từ ngày cấp).
Về nguyên tắc, Giấy XNTTHN được cấp cho mọi cá nhân có yêu cầu, nhưng tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà cá nhân phải đáp ứng các điều kiện cần thiết. Nếu yêu cầu cấp Giấy XNTTHN để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu phải có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình và không vi phạm điều cấm kết hôn.
Giấy XNTTHN được sử dụng để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác theo quy định của pháp luật.
Thẩm quyền cấp Giấy XNTTHN
UBND xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam có thẩm quyền cấp Giấy XNTTHN cho người đó.
Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú, thì UBND xã nơi người đó đăng ký tạm trú có thẩm quyền cấp Giấy XNTTHN.
Trường hợp công dân nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam có yêu cầu cấp Giấy XNTTHN thì cũng vận dụng tiêu chí như trên đây để xác định thẩm quyền cấp giấy của UBND xã.
Nghĩa là, UBND xã nơi người đó thường trú (có đăng ký thường trú theo quy định pháp luật) có thẩm quyền cấp Giấy XNTTHN. Nếu không có đăng ký thường trú thì thẩm quyền thuộc UBND xã nơi người đó đăng ký tạm trú.
Thủ tục cấp Giấy XNTTHN
- Điền và nộp Tờ khai
Người yêu cầu XNTTHN phải điền vào Tờ khai (theo mẫu quy định) và nộp cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Trong đó, phải ghi rõ, trung thực về mục đích yêu cầu cấp Giấy XNTTHN để làm gì.
Trường hợp yêu cầu XNTTHN nhằm mục đích kết hôn, thì cả người yêu cầu cấp giấy và người dự định kết hôn đều phải đáp ứng đủ các điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình.
Nếu một bên hoặc cả hai bên không đủ điều kiện kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch phải từ chối thụ lý hồ sơ.
Trong Tờ khai yêu cầu cấp Giấy XNTTHN để kết hôn, bắt buộc phải ghi đầy đủ các thông tin về người dự định kết hôn như: họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của nguời dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.
Ví dụ: mục đích xin cấp Giấy XNTTHN để kết hôn và công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, thì tại mục “Mục đích sử dụng Giấy XNTTHN…”, phải ghi rõ là: để làm thủ tục kết hôn với anh (chị…), sinh năm…, công dân Việt Nam, CMND CCCD/Hộ chiếu số: …, do… cấp ngày…/…/…; tại UBND xã phường, quận/huyện…, tỉnh/thành phố…
Đây là yêu cầu bắt buộc, nhằm quản lý chặt chẽ tình trạng hôn nhân của cá nhân, góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên kết hôn, phòng tránh hiện tượng vi phạm pháp luật về hôn nhân gia đình.
Nếu yêu cầu cấp Giấy XNTTHN để dùng vào việc khác, không phải để kết hôn, thì người yêu cầu không phải ghi thông tin về người dự định kết hôn, nhưng phải ghi rõ mục đích sử dụng trong Tờ khai và hoàn toàn chịu trách nhiệm về mục đích sử dụng Giấy XNTTHN.
- Trình tự cấp Giấy XNTTHN khi có đủ điều kiện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu.
Nếu người yêu cầu có đủ điều kiện, việc cấp Giấy XNTTHN là phù hợp quy định pháp luật, thì công chức tư pháp – hộ tịch trình Chủ tịch UBND ký cấp 01 bản chính Giấy XNTTHN cho người có yêu cầu.
Nội dung Giấy XNTTHN phải ghi đúng tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và mục đích sử dụng Giấy XNTTHN.
- Các trường hợp phải kiểm tra, xác minh
Thứ nhất, trường hợp người yêu cầu XNTTHN đã có vợ, hoặc có chồng, nhưng đã ly hôn, thì phải xuất trình bản án, quyết định ly hôn của Tòa án, để kiểm tra.
Nếu người đó đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì phải xuất trình Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài. Nếu đã ly hôn nhiều lần hoặc huỷ việc kết hôn thì chỉ cần xuất trình Trích lục ghi vào Sổ việc ly hôn gần nhất.
Thứ hai, trường hợp người yêu cầu XNTTHN đã có vợ hoặc có chồng, nhưng người vợ hoặc chồng đã chết hoặc mất tích, thì phải xuất trình giấy chứng tử hoặc giấy tờ hợp lệ chứng minh sự kiện chết, mất tích của người vợ hoặc chồng đó.
Thứ ba, trường hợp người yêu cầu XNTTHN đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, thì người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian thường trú tại những nơi đó.
Nếu người đó không thể chứng minh được, thì công chức tư pháp – hộ tịch nơi tiếp nhận hồ sơ báo cáo Chủ tịch UBND xã có văn bản đề nghị UBND xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó trong thời gian tương ứng.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận ở văn bản đề nghị, UBND xã được yêu cầu tiến hành kiểm xác minh và trả lời bằng văn bản cho UBND xã yêu cầu về trạng hôn nhân của người đó trong thời gian thường trú tại địa phương.
Ngay khi nhận được văn bản trả lời, nếu có đủ cơ sở, UBND xã cấp Giấy XNTTHN cho người yêu cầu theo trình tự như đã nêu ở trên.
Thứ tư, người yêu cầu xin cấp lại Giấy XNTTHN để kết hôn mà không nộp lại được Giấy XNTTHN đã cấp trước đây.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, căn cứ nội dung thông tin về người dự định kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch gửi văn bản trao đổi với UBND nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh.
Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh, cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân và chịu trách nhiệm về cam đoan của mình.
Cách ghi Giấy XNTTHN, Sổ cấp Giấy XNTTHN
Trong khi ghi vào Giấy XNTTHN và Sổ cấp Giấy XNTTHN, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, tại mục “Tình trạng hôn nhân” phải ghi rõ ràng, chính xác về tình trạng hôn nhân hiện tại của người yêu cầu.
Người yêu cầu cấp Giấy XNTTHN có trách nhiệm khai báo trung thực, đầy đủ, chính xác về tình trạng hôn nhân hiện tại của mình. Cụ thể cách ghi như sau:
- Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi rõ là hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu đang có vợ (chồng) thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ (chồng) là bà (ông)…(Giấy chứng nhận kết hôn số…, do UBND … cấp ngày…tháng…năm…).
- Nếu chung sống với nhau như vợ, chồng trước ngày 03/01/1987 nhưng chưa ly hôn, người vợ (chồng) kia vẫn còn sống thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ (chồng) là bà (ông)…
- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới, thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ (chồng) là bà (ông)…, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số …ngày… tháng… năm… của Tòa án nhân dân…; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu có đăng ký kết hôn, nhưng vợ (chồng) đã chết và chưa kết hôn mới, thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn với bà (ông)…, nhưng vợ (chồng) đã chết (Giấy chứng tử hoặc Trích lục khai tử hoặc Bản án số:… do… cấp ngày… tháng… năm…); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu đã chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày | 03/01/1987, nhưng người vợ (chồng) đã chết và chưa kết hôn mới, thì ghi rõ là đã có vợ (chồng) là bà (ông)…, nhưng vợ (chồng) đã chết (Giấy chứng tử hoặc Trích lục khai tử hoặc Bản án số… do… cấp ngày… tháng… năm…); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu người đang có vợ (chồng) yêu cầu XNTTHN trong thời gian trước khi đăng ký kết hôn, thì ghi rõ là trong gian từ ngày… tháng… năm… đến ngày… tháng… năm… chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ (chồng) là bà (ông)… (Giấy chứng nhận kết hôn số…, do… cấp ngày… tháng… năm).
Thứ hai, trường hợp công dân Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài có yêu cầu XNTTHN trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh hoặc người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị XNTTHN tại nơi thường trú trước đây, thì ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú trước đây.
Ví dụ: Không đăng ký kết hôn với ai trong thời gian cư trú tại xã X, huyện Y, tỉnh Z từ ngày… tháng… năm… đến ngày… tháng… năm…
Thứ ba, trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy XNTTHN cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài, thì tại mục “Nơi cư trú” phải ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu.
Cơ quan đại diện có trách nhiệm kiểm tra ký Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do cơ quan quản lý để xác nhận chính xác về tình trạng hôn nhân của người yêu cầu. Cách ghi cụ thể cũng thực hiện tương tự như đã nêu ở trên./.
