1. Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn cho các trường hợp hy hữu
Mỗi khi công dân có việc liên quan đến thừa kế di sản của cha, mẹ để lại mới thấy cái phức tạp của việc không có đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định như: giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ con, quan hệ hôn nhân, không có giấy chứng tử của người để lại di sản…
Bởi lẽ, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 thì những người thừa kế theo pháp luật được hưởng thừa kế theo thứ tự sau: Hàng thừa kế thứ nhất gồm: cha, mẹ, vợ, chồng và các con; hàng thừa kế thứ hai gồm: ông, bà nội, ngoại, anh chị em ruột và cháu nội, ngoại của người chết; hàng thừa kế thứ ba gồm: cụ nội, cụ ngoại; cô, bác, chú, cậu, dì ruột; cháu ruột, chắt ruột của người chết. Những người thuộc hàng thừa kế sau chỉ được hưởng thừa kế nếu không còn ai ở hàng thừa kế trước. Như vậy, để được hưởng thừa kế theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 thì việc chứng minh quan hệ huyết thống, quan hệ hôn nhân là bắt buộc.
Với người để lại di sản thuộc diện “cao niên” thì vấn đề chứng minh quan hệ thừa kế nêu trên quả thật nan giải, đặc biệt chứng minh mối quan hệ cha mẹ, vợ, chồng thường gặp rất nhiều khó khăn do giấy tờ bị thất lạc hoặc chưa từng đi làm những loại giấy tờ đó bao giờ.
Khi phân chia di sản thừa kế tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã, công dân bắt buộc phải chứng minh quan hệ thừa kế của người để lại di sản, thời điểm chết của người để lại di sản, cha, mẹ của người để lại di sản chết trước hay sau người để lại di sản.
Khi đó, giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy chứng tử của bố, mẹ người để lại di sản, giấy chứng tử của anh chị em của người để lại di sản (nếu những người này đã chết) cũng là một trong loại giấy tờ không thể thiếu khi công chứng, chức thực văn bản về thừa kế.
Tương tự, vợ hoặc chồng của người để lại di sản là người được hưởng di sản thừa kế của nhau, do đó, cũng cần có giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân. Giấy tờ đó có thể là giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người để lại di sản.
Pháp luật về hộ tịch quy định khá chi tiết và rõ ràng về việc xin cấp lại các giấy tờ hộ tịch, song đó là những trường hợp công dân đã đi đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử với cơ quan nhà nước, còn đối với trường hợp chưa từng bao giờ đi đăng ký thì cơ quan quản lý nhà nước về hộ tịch không thể làm thủ tục cấp lại (vì chưa đăng ký lần đầu) hoặc nếu có đăng ký nhưng cơ quan quản lý hộ tịch không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch gốc để trích lục thông tin về đăng ký khai sinh, khai tử và đăng ký kết hôn cho công dân do thời gian đã lâu hoặc do điều kiện lưu trữ, bảo quản Sổ chưa tốt, chuyển trụ sở nhiều nơi… dẫn đến Sổ hộ tịch gốc bị rách nát, hư hỏng hoặc mất, thất lạc.
Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:
Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Theo quy định trên, pháp luật hộ tịch không quy định đăng ký khai sinh cho người đã chết, càng không thể đăng ký kết hôn cho người đã chết, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết… nên việc bổ khuyết các loại giấy tờ trên để hoàn tất thủ tục khai nhận, phân chia di sản thừa kế rất khó khăn.
2. Người đã chết có được đăng ký lại khai sinh không?
Người đã chết sẽ không được cấp lại giấy khai sinh, tuy nhiên hồ sơ lưu giữ hộ tịch vẫn còn lưu giữ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quản lý.
Theo đó, người đại diện theo pháp luật của người đã mất được quyền yêu cầu cơ quan quản lý hộ tích cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người đã chết.
3. Trình tự thực hiện thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh
Căn cứ Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm:
– Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm c khoản 1 Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của trích lục giấy khai sinh như sau:
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Theo đó, trích lục giấy khai sinh có thể được sử dụng thay thế cho giấy khai sinh đã mất.
Để thực hiện thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, người có yêu cầu cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu: Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch);
– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin trong tờ khai để xác định:
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
– Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
– Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
