Hộ kinh doanh đặt câu hỏi về việc mua hàng từ hộ kinh doanh không có hóa đơn có được phép lập bảng kê mua hàng hay không?

Hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực thu mua phế liệu bìa carton, doanh thu hàng năm trên 3 tỷ đồng. Nguồn hàng đầu vào chủ yếu từ: Cá nhân thu gom phế liệu, các cửa hàng thu mua phế liệu nhỏ lẻ, các hộ kinh doanh có doanh thu nhỏ (dưới 500 triệu đồng/năm).

Các đối tượng bán hàng nêu trên không xuất được hóa đơn khi bán hàng. Do vậy, hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc lập chứng từ đầu vào để làm căn cứ xác định chi phí khi tính thuế. Vậy hộ kinh doanh có được lập bảng kê thu mua hàng hóa của cá nhân không có hóa đơn để làm căn cứ xác định chi phí hay không. Trường hợp được lập bảng kê thì hồ sơ chứng từ cần kèm theo những giấy tờ gì (ví dụ: phiếu cân hàng, giấy biên nhận mua hàng, thông tin người bán, chứng từ thanh toán,…)?

Khi mua hàng mà người bán không thuộc diện phải xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê với đầy đủ thông tin về người bán và hình thức giao dịch để làm căn cứ tính chi phí.

Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 có quy định về chứng từ kế toán áp dụng đối với hộ kinh doanh, trong đó có bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp mua hàng từ người bán không có hóa đơn.

Theo đó, nếu hộ kinh doanh mua hàng hóa của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm (tức là đối tượng không thuộc diện phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân), thì người bán thường không phát hành hóa đơn. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh bên mua được phép lập bảng kê mua hàng hóa theo mẫu quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Bảng kê cần ghi rõ các thông tin cơ bản như: Tên người bán; Địa chỉ; Số căn cước công dân hoặc thông tin định danh của người bán; Tên hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa mua; Hình thức thanh toán.

Đồng thời, hộ kinh doanh bên mua cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan đối với các giao dịch mua hàng này. Các tài liệu đó sẽ là căn cứ để chứng minh tính hợp lý của chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.

Lưu ý về thanh toán: Đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập cá nhân.

Hiểu đúng để tránh rủi ro hậu kiểm

Để hộ kinh doanh thực hiện đúng, có thể diễn giải các thuật ngữ chuyên môn này bằng ngôn ngữ phổ thông như sau:

Bảng kê thu mua: Đây là “tờ khai thay thế” cho hóa đơn đỏ. Thay vì người bán đưa hóa đơn cho hộ kinh doanh, hộ sẽ tự lập danh sách những người mình đã mua hàng để báo cáo với cơ quan thuế.

Chi phí được trừ: Là những khoản tiền hộ đã bỏ ra để mua hàng, trả lương hoặc vận hành kinh doanh. Số tiền này sẽ được trừ vào tổng doanh thu trước khi tính thuế, giúp hộ chỉ phải nộp thuế trên phần “lãi” thực sự.

Thông tin định danh: Hộ cần xin số CCCD hoặc mã định danh của người bán dạo. Điều này giúp cơ quan thuế xác thực việc mua bán là có thật, tránh trường hợp hộ kinh doanh “khống” chi phí để trốn thuế.

Cơ quan Thuế khuyến cáo các hộ kinh doanh tương tự cần chủ động hoàn thiện hồ sơ chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch để đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế.