Kể từ ngày 15/12/2025, với các khoản chi tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Từ năm 2026 trở đi, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động đáp ứng điều kiện quy định thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ.
Trong đó, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể:
Mặc dù trước đây tại Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán và lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng chứ không có một hình thức có định.
Tuy nhiên, từ ngày 15/12/2025 khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành đã quy định đối với các khoản chi từ 05 triệu trở lên như sau:
Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Đồng thời, khoản chi này cũng phải đáp ứng điều kiện không thuộc các trường hợp không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Tương tự về vấn đề thanh toán không dùng tiền mặt Cục QLGSCST (Bộ Tài chính) cũng đã có Công văn 218/CST-TN năm 2026 trả lời NNT về áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho NLĐ như sau:
Căn cứ vào các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ. Trong đó, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (ngày 15/12/2025), để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
Như vậy, hiện nay việc doanh nghiệp trả lương từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần cho người lao động thì đều phải chuyển khoản để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Đối với các khoản tiền thưởng lễ tết dưới 5 triệu trả tiền mặt thì có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN hay không thì sẽ có 2 trường hợp xảy ra như sau:
(i) Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp chi trả khoản tiền thưởng lễ tết chung với kỳ trả lương (gộp chung 1 lần chi)
Ví dụ: Anh A có lương 6 triệu và được thưởng tết 3 triệu. Công ty chi trả cho anh A trong cùng một lần thanh toán là 9 triệu. Do đó tổng chi trả cho một lần cho anh A là 9 triệu lớn hơn quy định trên 5 triệu nên bắt buộc phải chuyển khoản để được tính vào chi phí được trừ.
Nếu gộp chung một lần chi mà tiền lương thì công ty thanh toán bằng chuyển khoản mà tiền thưởng lễ tết lại chi tiền mặt thì cơ quan thuế có thể xem hành vi này là lách luật và phần tiền mặt có nguy cơ bị loại chi phí.
(ii) Trường hợp 2: Chi trả khoản tiền thưởng lế tết riêng thành một lần khác trong ngày khác.
Ví dụ: Công ty chi trả lương cho anh A vào ngày 25 trả lương 6 triệu theo phương thức chuyển khoản. Đến ngày 28 công ty tiếp tục thực hiện chi trả khoản tiền thưởng lễ tết 3 triệu thì lúc này khoản chi đang nhỏ hơn 5 triệu nên công ty sẽ được phép thanh toán bằng tiền mặt và vẫn sẽ đảm bảo điều kiện được tính vào chi phí được trừ.
Lưu ý: Khoản chi từ 5 triệu trở lên chỉ tính theo mỗi lần chi trả chứ không phải tính tổng tháng. Do đó, nếu chi 1 lần mà lớn 5 triệu thì buộc phải chuyển khoản và ngược lại nếu chi 1 lần mà nhỏ hơn 5 triệu thì được phép thanh toán bằng tiền mặt.
Như vậy, việc công ty trả lương từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản nhưng tiền thưởng lễ tết dưới 5 triệu trả tiền mặt nếu muốn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN thì phụ thuộc vào kỳ thanh toán của công ty đang nằm ở trường hợp 1 hay trường hợp 2 để xác định.
